komunikasi/Kontak Dalam Organisasi

Komunikasi/Kontak Dalam Organisasi

Komunikasi/Kontak organisasi adalah korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi yang terfokus pada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi yang berfokus pada teknik, media, proses dan faktor-faktor yang menjadi penghambat proses komunikasi organisasi. Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.

Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:

1.  Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.

2.  Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.

3.   Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.

Perspektif Utama

        Menurut Pace & Feules, ada dua perspektif utama yang akan mempengaruhi bagaimana komunikasi organisasi didefinisikan, yaitu:

• Perspektif objektif

Perspektif objektif menekankan definisi komunikasi organisasi sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Fokusnya adalah penanganan pesan, yakni menerima, menafsirkan, dan bertindak berdasarkan informasi dalam suatu peristiwa komunikasi organisasi.

• Perspektif subjektif

Perspektif subjektif mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi di antara unit-unit organisasi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Fokusnya adalah bagaimana individu anggota organisasi bertransaksi dan kemudian memberi makna terhadap peristiwa komunikasi yang terjadi.

Dengan demikian, definisi komunikasi organisasi dilihat dari perspektif objektif maupun perspektif subjektif adalah sebagai proses penciptaan dan penafsiran informasi di antara unit-unit komunikasi sebagai bagian dari suatu organisasi secara keseluruhan.

Pendekatan Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi organisasi dilakukan dengan tiga pendekatan, yaitu:

• Pendekatan Makro

Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti :

a. Memproses informasi dan lingkungan

b. Mengadakan identifikasi

c. Melakukan intergrasi dengan organisasi lain

d. Menentukan tujuan organisasi

• Pendekatan Mikro

Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti :

a. Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan

b. Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok

c. Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi

d. Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan

e. Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi

• Pendekatan individual

Berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :

a. Berbicara pada kelompok kerja

b. Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat

c. Menulis dan mengonsep surat

d. Berdebat untuk suatu usulan

Peranan Dalam Jaringan Kerja Komunikasi

• Anggota klik/group

Individu-individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu yang satu sama lain saling menyukai dan merasa puas dengan kontak tersebut, bahkan dengan cara tidak langsung.

• Penyendiri

Individu-individu yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok yang lain.

• Jembatan

Berlaku sebagai penghubung langsung antara dua kelompok dalam organisasi dan jembatan juga rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan informasi.

• Penghubung

Orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung memegang peranan penting bagi berfungsinya organisasi secara efektif yang dapat melancarkan maupun menghambat aliran informasi.

• Penjaga gawang/Gate keeper

Orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui sistem tersebut.

• Pemimpin pendapat

Orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka yang sangat dipercaya oleh orang lain untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.

• Kosmopolit

Menghubungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak bepergian, aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal terbitan regional, nasional dan internasional.

Aliran Komunikasi

• Komunikasi ke bawah

Informasi mengalir dari jabatan yang tinggi ke jabatan yang lebih rendah, yaitu:

• Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.
• Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.
• Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.
• Informasi tentang kinerja pegawai.
• Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

• Komunikasi ke atas

komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi, biasanya berbentuk pertanyaan, feedback, saran / usulan.

Pentingnya komunikasi ke atas, yaitu:

• Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.
• Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.
• Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka.
• Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.
• Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
• Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi Dalam Organisasi

        Beberapa factor akan mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam organisasi. Saluran komunikasi formal, struktur wewenang organisasi, spesialisasi kerja dan kepemilikan informasi.
1. Saluran formal
Saluran komunikasi formal diturunkan dari struktur organisasi formal. Saluran tersebut mempunyai sisi positif maupun negative. Seorang bawahan akan cenderung melaporkan situasi kepada atasannya langsung. Kemudian atasan tersebut akan melaporkan ke manajemen yang lebih tinggi. Di satu pihak, hal semacam itu mempunyai sisi positif karena menyaring informasi ke atas, di lain pihak situasi semacam itu dapat membuat distorsi komunikasi ke atas. Saluran komunikasi formal juga membuat komunikasi menjadi tidak fleksibel karena seorang karyawan akan cenderung berkomunikasi dengan karyawan lain dari bagian yang sama. Namun demikian komunikasi mempunyai sisi positif, karena akan meningkatkan intensitas komunikasi karyawan pada bagian yang sama

2. Struktur wewenang
Perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi akan menentukan siapa yang dapat bicara dengan siapa. Jika perbedaan status dan wewenang antara dua pihak cukup besar, komunikasi cenderung tidak akan efektif. Sebagai contoh, Direktur Utama suatu organisasi akan sulit bicara secara leluasa dengan tukang kebunnya. Kemungkinan keduanya membicarakan sesuatu yang penting tidak akan terjadi. “Basa basi” akan lebih banyak terjadi antara keduanya.

3. Spesialisasi kerja
Spesialisasi kerja membuat komunikasi menjadi lebih efektif antar anggota organisasi dalam bagian yang sama. Setiap bagian mempunyai kebiasasan atau istilah yang khas yang membedakan dengan bagain lainnya. Sebaliknya, spesialisasi kerja akan cenderung menghambat komunikasi antar bagian yang berbeda, karena bagian yang berbeda tersebut mmepunyai sitilah atau kebiasaan yang berbeda satu sama lainnya.

4. Kepemilikan Informasi
Orang-orang tersebut akan mempunyai informasi tertentu yang membuat dirinya menjadi sukses. Sebagai contoh, salesman barangkali mempunyai teknik menjual yang sangat baik, manajer produksi mengembangkan lay out produksi yang sangat efisien, dan manajer bagian riset mempunyai informasi produk baru yang sangat potensial dikembangkan. Orang-orang tersebut kadang-kadang tidak ingin menyebarkan informasi penting tersebut ke pihak lain. Karena itu informasi yang efektif akan terganggu.

Mediator Yang Menyelesaikan (SP atau Pemegang Saham Keluar)

       

Menurut saya sendiri SP (surat peringatan ) adalah suatu peringatan atasan atau orang yang bertugas dan punya wewenang untuk memberikan surat peringatan kepada pegawai atau siapa saja yang ada di dalam organisasi/perusahaan tersebut apabila ia melanggar suatu peraturan yang ada dalam perusahaan tempat ia bekerja, sehingga ia harus menerima sanksi atau hukuman yang telah di tentukan oleh perusahaan tersebut, bahkan apabila saksinya berat ia bisa di keluarkan atau dikenakan denda dari perusahaan tersebut.

Pemegang saham keluar, biasanya seorang pemegang saham keluar dari suatu perusahaan dan mengambil semua saham yang menjadi miliknya di karenakan dia melihat kinerja perusahaan tersebut telah menurun atau tidak bisa berkembang lagi, inilah salah satu factor yang menyebabkan suatu perusahaan mengalami kebangkrutan, karna kurangnya modal usaha.

sumber : Wikipedia